Google Apps Scriptでライフハック!業務日誌を自動化しよう

by Conpanna
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本日も”Formed Doppio”をお読みいただきありがとうございます。ライフハックデザイナーConpanna(@d.conpanna)です。

小学生の頃、学校の先生とやりとりしていた連絡帳や日記帳。鉛筆を使って書いていた日々が懐かしく感じられますね。社会人ともなれば、取って代わって業務日誌です。タスクの一貫になってはいますが、なかなか時間がかかるものとして仕事時間を圧迫していませんか?
今回は、Googleカレンダーとスプレッドシートを連携して、自動化する仕組みをGoogle Apps Scriptで開発したのでご紹介します。

Google Apps Scriptとは何か

Google Apps Scriptとは、Googleが提供しているJavascriptベースの開発環境のことです。(以下、GASと略します。)
Googleは、Gmail、Googleカレンダー、スプレッドシート、ドキュメント、フォーム、翻訳など仕事に役立つ数多くのサービスを提供してくれます。このサービスを始め、様々なGoogleサービスをプログラミングにて操作をすることができる、魔法のようなツールです。
ライフハックの術としては、使わざるを得ない開発環境ですね。

当ブログでは、少しずつGoogle Apps Scriptの使い方やノウハウについて共有していきますが、全くの初心者の方ではどこからどのように手をつけたらいいのか困ってしまうかもしれません。
実際に手を動かして、作成していくことが習得の近道なので、作りながら学んでいっていただければと思います。

Google Apps Scriptで業務日誌を効率化する


今回は実際に、スプレッドシートとGoogleカレンダーを連携させて、以下のツールを開発してみました。


実行タグを押すと、Googleカレンダーから当日のスケジュールを引っ張ってきて、時間とイベントタイトル名を取得してくれる仕様になっています。
実際に開発してみましょう。

開発手順を追ってみる


まずスプレッドシートを立ち上げ、業務日誌のフォーマット作成します。
今回の業務日誌では、A、C列に時間が、D列にイベントタイトルが出力されるように作成しています。


次にスプレッドシートのスクリプトエディタを立ち上げます。
ここにコードを書いていくことで、自動化することが可能になります。
記述するコードは以下の通りです。


それでは実際に、スプレッドシートシートとGoogleカレンダーを連携させてGASを実行してみましょう。

実際に業務を効率化してみる


まずは、カレンダーに今日の日付を記入しましょう。当日の予定を引っ張ってくるようにGASで記述しているため、今回は当日の予定です。GASを書き換えることで一週間分の予定を引っ張ってきたり、指定した期間のみの出力が可能になります。


スプレッドシートへ移動して、実行タグの中にあるカレンダー出力ボタンをクリックします。


初めてGASのプログラムを動かす際には、こういったアラートが出てきます。
続行して進んでいきましょう。


出力したいカレンダーを持っている、Googleのアカウントを選択します。複数のアカウントを運用されている方は、注意して選択しましょう。


続いて注意画面が出ますが、そのまま詳細を表示し、プロジェクト(安全ではないページ)に移動を実行します。


最後にアクセスのリクエストを許可しましょう。この作業を終えることで、スプレッドシートとGoogleカレンダーの連携は完了です。


うまく連携することができていれば、業務内容の時間軸とタイトルにカレンダーの情報が転記されるようになります。

塵も積もれば山となる


当日のカレンダーの予定を出力し、スプレッドシート上の業務日誌に記述することができました。
手入力でも5分あればできてしまう作業ですが、5分も20日間で100分です。
ライフハックで、生産性を高めて少しでも肩の力を抜いて仕事をしていきましょう。

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